Jelenlegi vagy múltbeli Shell-alkalmazott, alvállalkozó vagy hozzátartozó
Tájékoztatás a jelenlegi és volt alkalmazottaknak, gyakornokoknak vagy magánszemély alvállalkozóknak, illetve a Shell-alkalmazottak hozzátartozóinak.
-
Mire vonatkozik ez az Adatvédelmi Tájékoztató?
A Shell vállalatcsoportnál (a továbbiakban: „Shell” vagy „mi”) minden egyes személy felelős az ügyfeleink, üzleti partnereink, beszállítóink és egymás személyes adataiért.
A jelen Adatvédelmi Tájékoztató tájékoztatást nyújt az alkalmazottak, a gyakornokok vagy a magánszemély alvállalkozók, valamint a Shell-alkalmazottak hozzátartozóinak (a továbbiakban: Shell-személyzet) Shell által kezelt személyes adatairól. Azok a Shell-alkalmazottak, akik egyidejűleg lakossági ügyfelek vagy Shell-alkalmazást/-webhelyet használó személyek is, a rájuk vonatkozó Adatvédelmi Tájékoztatót a www.shell.com oldalon találják. Az állásra jelentkezőkre, illetve a toborzórendezvényen vagy Shell-felmérésen részt vevő személyekre vonatkozóan, kérjük tekintse át a Shell Munkaerő-felvételre vonatkozó Adatvédelmi Tájékoztatóját (www.shell.com/careers).
Ez az Adatvédelmi Tájékoztató a mindenkor hatályos helyi jogszabályok hatálya alá tartozik.
Ez az Adatvédelmi Tájékoztató ismerteti a kezelt személyes adatok körét, az adatkezelés célját, a személyes adatok megőrzési idejét, a személyes adatok hozzáférési és frissítési lehetőségeit, valamint a további információ forrásait.
A jelen Adatvédelmi Tájékoztatóhoz hasonlóan más adatvédelmi tájékoztatók is ismertetik a személyes adatok kezelését a konkrét HR-folyamatokkal (mint a nyílt versenyeztetés, a OneHealth IT és a Nemzetközi mobilitási program) kapcsolatban, illetve ugyanezt teszik a helyi gyakorlatokat és jogszabályi követelményeket tükröző helyi adatvédelmi tájékoztatók a működésünkkel érintett országokban.
-
Milyen személyes adatokat kezelünk?
Olyan személyes adatok kezelését végezzük, amelyek a foglalkoztatási jogviszonyok kezeléséhez, az alvállalkozók és gyakornokok bevonásához, valamint a Shell-alkalmazottak bizonyos hozzátartozóinak nyújtott juttatások biztosításához szükségesek.
Ide tartozik például a privát otthoni elérhetőség, a születési hely és dátum, a családi állapot, a bérszámfejtési és bankszámla-információ, a munkabérrel és juttatásokkal kapcsolatos információ, a kedvezményezetti adatok, vészhelyzeti kapcsolattartók, munkateljesítményre vonatkozó információk és bármely egyéb adat, amely a foglalkoztatási jogviszonyok kezeléséhez, az alvállalkozók és gyakornokok bevonásához, valamint a Shell-alkalmazottak bizonyos hozzátartozóinak nyújtott juttatások biztosításához szükségesek (pl. a Shell-alkalmazottat a hazáján kívül teljesített vállalati feladata alkalmával elkísérő hozzátartozó).
Különleges személyes adatok
Ahol az a foglalkoztatási és társadalombiztosítási jogszabályok előírásainak teljesítéséhez, foglalkoztatás-egészségügyi tanács és támogatás megadásához, egy magánszemély legfontosabb érdekeinek védelméhez (pl. vészhelyzet esetén) szükséges, továbbá közegészségügyi okokból szükséges vagy a magánszemély kifejezett hozzájárulásával kezelünk néhány különleges besorolású személyes adatot (a továbbiakban: „különleges személyes adatok”) is, például a magánszemély egészségére, faji vagy etnikai hovatartozására, vallási vagy filozófiai meggyőződésére, szexuális orientációjára, politikai véleményére és szakszervezeti tagságára vonatkozó információkat.
-
Milyen célokra kezeljük a személyes adatokat?
Az Ön személyes adatait kezelhetjük:
- a helyi jogszabályokban és előírásokban foglalt kötelezettségeink teljesítése érdekében;
- jogos üzleti érdekünknek megfelelően (pl. teljesítménymenedzsment keretében, hogy szakképzett és kompetens személyzet álljon rendelkezésünkre, illetve egészségügyi, munkavédelmi és biztonsági célokra, hogy kizárólag az arra felhatalmazott személyek léphessenek be bizonyos helyszínekre és férjenek hozzá bizonyos eszközökhöz); vagy
- ha Ön kifejezett hozzájárulását adta.
Tájékoztatjuk, hogy a Shell alapvetően nem törekszik vagy támaszkodik arra, hogy a személyes adatok kezeléséhez megszerezze a Shell-személyzet hozzájárulását. Azonban vannak bizonyos körülmények, amelyek fennállása esetén a hozzájárulás feltétlenül szükséges, például ha azt vonatkozó helyi jogszabály követeli meg a „különleges” személyes adatok kezeléséhez.
A Shell-személyzettől megkövetelt személyes adatok a jogszabályi és/vagy szerződéses követelmények teljesítéséhez, a lehetőségek biztosításához, a programokban történő részvételhez vagy egy juttatás biztosításához minimálisan szükséges adatok. Ha nem kapjuk meg a kért információkat, akkor előfordulhat, hogy Ön nehezebben tudja megtartani a munkaviszonyát, a gyakornoki helyét, az alvállalkozói státuszát, valamely programban a részvételét vagy juttatási jogosultságát.
Ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, és a vonatkozó helyi jogszabályok másként nem rendelkeznek, Önnek jogában áll bármikor visszavonni a hozzájárulását. Ez a visszavonás a hozzájárulás visszavonását megelőzően elvégzett adatkezelés érvényességét nem érinti. A hozzájárulás visszavonása azonban hatással lehet az Ön munkaviszony-megtartási képességére, illetve egyéb kapcsolatára, egy programban való részvételére vagy juttatási jogosultságára.
-
Felügyelet
A Shell IT-eszközein és/vagy a Shell IT-hálózatának használata során jogos üzleti érdekből minden tevékenységet megfigyelés alá vonhatunk. További információkért olvassa el a személyes használati útmutatót: http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.
Minden Shell-alkalmazott kap egy belépőkártyát, amely lehetővé teszi, hogy a Shell rögzítse a magánszemélyek Shell-létesítményeken belüli mozgását és a Shell-eszközökhöz való hozzáférését, a kártyahasználatok napját és időpontját. A hozzáférési és biztonsági rendszerek adatait az alábbiakra használjuk:
- egészségügyi, munkavédelmi és biztonsági célokra, különösen a Shell eszközeinek, személyzetének és a Shell létesítményeinek védelmére;
- a jogszabályi és hatósági követelményeknek való megfelelés érdekében, különösen ott, ahol helyi jogszabály írja elő az adatszolgáltatást az állami/szabályozó hatóságok felé;
- egy Shell-létesítménybe belépő és ott dolgozó személyek számának (összevont adatként történő) megfigyelésére, HR- és ingatlantervezési célokból; és
- csak alvállalkozók esetén (alkalmazottak esetén nem) a Shell-létesítménybe való belépésük és az onnan való kilépésük napja és időpontja pénzügyi elszámolás és irányítás céljaira.
A legtöbb létesítményünk és berendezésünk térfigyelő kamerákkal (CCTV) felszerelt. A használt térfigyelő kamerák azonosításáról gondoskodunk. A térfigyelő kamerák egészségügyi, munkavédelmi és biztonsági célokat szolgálnak, konkrétan a Shell eszközeinek, személyzetének és a Shell-létesítmények látogatóinak védelmét. A képeket rendszeresen 3 munkanapot követően töröljük, kivéve ha egészségügyi, munkavédelmi vagy biztonsági incidens, feltételezett vagy tényleges bűncselekmény történik, amely esetben a felvételeket a belső vizsgálatokat folytató csapatok megtekinthetik, valamint külsősök is, ha azt jogszabály írja elő, illetve rendvédelmi szerv vagy más állami hatóság engedélyezi.
-
Átvilágítás
A jogszabályokban és hatóságilag előírt kötelezettségek teljesítése, a Shell eszközeinek és alkalmazottainak/alvállalkozóinak védelme, és különösen a kereskedelmi korlátozások, a pénzmosás elleni és/vagy vesztegetési jogszabályok és egyéb hatósági követelmények betartása érdekében rendszeres időközönként átvilágítjuk alkalmazottainkat és alvállalkozóinkat. Az átvilágítást nyilvánosan elérhető vagy állam által kiadott szankciós listák felhasználásával végezzük el az Ön Shell által kezelt személyes adatai alapján (pl. Összeférhetetlenségi nyilvántartás – további információk itt). Az átvilágítás során gyűjtött adatok alapján nem történik automatikus döntéshozatal a további foglalkoztatásra, gyakornoki vagy alvállalkozói alkalmazásra vonatkozóan.
-
Ki a felelős a gyűjtött adatokért ?
A Shell International BV az Ön munkáltatójával, a Shell Hungary zRt-vel (1113 Budapest Bocskai út 134-146.) (vagy a hozzátartozók esetén a Shell-alkalmazott munkáltatójával) együtt önmagukban vagy a Shell vállalatcsoporton belüli leányvállalatokkal együtt.
A magánszemély alvállalkozók esetében a Shell csoport azon vállalata, amely az Ön szolgáltatásaira szerződött, kizárólagosan vagy a Shell vállalatcsoporton belüli leányvállalataival együtt, valamint az Ön külső szerződtető/munkáltató vállalata/ügynöksége.
-
Kivel osztjuk meg a személyes adatokat?
Az Ön személyes adatait kizárólag a fenti célokból (vagy az azokhoz szorosan kapcsolódó másodlagos célból, például adattárolás) dolgozzuk fel, és csak azok férhetnek hozzá az adatokhoz, akiknek az a munkavégzésükhöz szükséges:
- a Shell vállalatcsoporton belüli más vállalatok, beleértve azokat is, amelyek esetleg az Ön tartózkodási helye szerinti országon és/vagy az Európai Gazdasági Térségen („EGT”) kívül letelepedettek; és
- felhatalmazott harmadik fél képviselők, szolgáltatók és Shell-alvállalkozók; és
- illetékes állami hatóság, kormányzati szerv, szabályozási vagy pénzügyi hivatal, ha az érintett Shell-vállalat(ok)ra érvényes jogszabályi vagy hatósági kötelezettségek teljesítéséhez szükséges, vagy a vonatkozó helyi jogszabályokban foglaltak szerint.
-
A személyes adatok továbbítása
Ha a személyes adatokat a Shell vállalatcsoporton belüli más vállalatokhoz és/vagy felhatalmazott harmadik fél ügynökségekhez, szolgáltatókhoz és/vagy alvállalkozókhoz továbbítjuk, akik az Ön tartózkodási helye szerinti országban vagy azon (akár az Európai Gazdasági Térségen) kívül működnek, akkor szervezeti, szerződéses és jogi eszközöket alkalmazva gondoskodunk arról, hogy a személyes adatokat kizárólag a fenti célokra dolgozzák fel, és meggyőződünk arról, hogy a személyes adatok védelméhez megfelelő szintű védelmet alakítottak ki. Ilyen intézkedés többek között például a Shell csoporton belüli adatátvitelre vonatkozó Shell Kötelező Szervezeti Szabályozás; az Európai Bizottság által a harmadik felek részére megfelelő szintű adatvédelmet nem biztosító országokba történő továbbításhoz jóváhagyott adattovábbítási mechanizmusok; valamint bármilyen további helyi jogszabályi követelmény. Az intézkedések egy példányát ezen az e-mail-címen kérheti el: privacy-office-SI@shell.com.
-
Az Ön személyes adatainak biztonsága
A Shell csoport természeténél fogva előfordulhat, hogy az Ön és hozzátartozói személyes adatait a tartózkodási helyén kívüli országokba is továbbítják. Ha ez megtörténik, akkor intézkedünk annak érdekében, hogy az Ön és hozzátartozói adatvédelmi jogai a Shell Kötelező Szervezeti Szabályozás és a vonatkozó jogszabályokkal összhangban továbbra is védve legyenek.
Megfelelő technológiákkal és szabályzatokkal rendelkezünk abból a célból, hogy megóvjuk az Ön adatait a jogosulatlan hozzáféréssel és az illetéktelen felhasználással szemben, adott esetben pedig az új technológiák elérhetővé válásával gondoskodunk intézkedéseink naprakésszé tételéről.
-
Meddig őrizzük meg az Ön személyes adatait?
Valamennyi információ kezelése – köztük a személyes adatoké is – a Shell csoport Adat- és nyilvántartás-kezelési szabályzatával összhangban történik, és biztonságos módon törlésre kerülnek, amikor már törvényes üzleti vagy jogi/hatósági célból nincs rájuk szükség.
Néhány kivételtől eltekintve, amelyekre a helyi jogszabályi követelmények teljesítéséhez szükség van:
- a személyi aktákban található adatokat a munkaviszony megszűnésétől számított legfeljebb 10 évig tároljuk;
- a nyugdíjjuttatásokkal kapcsolatos adatokat a munkaviszony kezdetétől számított legfeljebb 99 évig tároljuk;
- a nyilvánosan elérhető vagy állam által kiadott szankciós listák és médiaforrások felhasználásával végzett átvilágítások részeként gyűjtött személyes adatokat az első gyűjtéstől számított legfeljebb 15 évig tároljuk;
- a Shell-létesítményekbe belépő magánszemélyek nevét, a belépés napját, időpontját és helyét a belépéstől számított 3 évig tároljuk;
- ha a magánszemély elbocsátását vagy szerződésének felmondását súlyos szabályszegés indokolta – ideértve a Shell Életmentési Szabályainak vagy a Shell Etikai Szabályzatának megsértését is –, az erre vonatkozó információt a megszűnést követő legfeljebb 30 évig tároljuk.
Az adatokat a körülményektől függetlenül a) hosszabb ideig is tárolhatjuk, ha jogszabályi vagy hatósági előírás ezt megkívánja (ebben az esetben az adatok azonnal törlésre kerülnek, ha a jogszabályi vagy hatósági célból nincs már rájuk szükség); vagy b) rövidebb ideig is tárolhatjuk, ha Ön vagy a hozzátartozója tiltakozik a személyes adatok kezelése ellen, és nincs már jogszerű alapja az adatok megőrzésének.
A Shell csoport nyilvántartás-kezelési tevékenységével kapcsolatos további információkat és a helyi sajátosságokat itt találja:
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html
-
Hogyan férhetek hozzá a személyes adataimhoz?
Célunk, hogy a rendelkezésünkre álló, Önnel kapcsolatos információk a lehető legpontosabbak legyenek. Ön hozzáférhet személyes adataihoz, javítást kérhet, vagy töröltetheti is személyes adatait (de csak akkor, ha azokra jogszerű üzleti célok megvalósításához már nincs szükség), illetve kérheti a személyes adatai kezelésének korlátozását. A HR Online rendszerhez hozzáféréssel rendelkező személyek esetén a személyes adatokhoz itt férhet hozzá:
A másik lehetőség, hogy felveszi a kapcsolatot a helyi HR-tanácsadóval. Ha Ön alvállalkozó, akkor lépjen kapcsolatba a külső szerződtető/munkáltató vállalatával/ügynökségével.
-
Kihez fordulhatok további információkért?
További információkat az Adatvédelem honlapján talál:
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html
Ha személyes adatai kezelésével kapcsolatban bármilyen problémája, kérdése vagy panasza merül fel, akkor vegye fel velünk a kapcsolatot a Shell csoport adatvédelmi tisztviselőjén keresztül aPrivacy-Office-SI@shell.com e-mail-címen, vagy a következő címen: Shell csoport - vezető adatvédelmi tisztviselő, Shell International B.V. Hága, Hollandia – cégjegyzékszám: 27155369, levelezési cím: PO Box 162, 2501 AN, Hága.
Ha elégedetlen azzal, ahogy a Shell a személyes adatait kezeli, akkor jogában áll panaszt tenni a saját adatvédelmi hatóságánál: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C., http://www.naih.hu, ugyfelszolgalat@naih.hu vagy a Holland Adatvédelmi Hatóságnál, a következő címen: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, Hága, Hollandia. További információ a https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en oldalon.
A másik lehetőség, hogy ahol ez lehetséges, ott a Privacy-Office-SI@shell.com címre érkező kérelem esetén haladéktalanul megadjuk Önnek az elérhetőségeket.
-
Az Adatvédelmi Tájékoztató módosításai
Ez az Adatvédelmi Tájékoztató bármikor módosulhat. Az Adatvédelmi Tájékoztató utolsó frissítésének dátuma: 2018. május 25.