Jelenlegi vagy múltbeli Shell-alkalmazott, alvállalkozó vagy hozzátartozó

Egyes különleges kategóriájú személyes adatokat is kezelünk („érzékeny személyes adatok”), például egy magánszemély egészségére, faji és etnikai származására, vallási vagy világnézeti meggyőződésére, szexuális irányultságára, politikai véleményére és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat. Az ilyen személyes adatokat csak akkor kezeljük, ha az szükséges a munkajogi és társadalombiztosítási jogszabályok betartásának céljából, jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez, ha ez szükséges munkahelyi egészségügyi tanácsadás és támogatás nyújtása céljából, ha ez a magánszemély létfontosságú érdekeinek védelméhez szükséges (például vészhelyzet esetén), ha ez közegészségügyi okokból szükséges, vagy ha a magánszemély kifejezett hozzájárulását adta. A fentieken túl büntetőjogi előéletre vagy eljárásokra vonatkozó adatokat is kezelhetünk jogszabályi megfelelés és/vagy Shell követelmények teljesítése céljából.

A személyes adatait a következő alapokon kezeljük:

• a kötelezettségeink teljesítése érdekében, hogy betartsuk a helyi jogszabályokat és előírásokat;
• jogszerű üzleti érdekekből (például teljesítmény kezelés, annak biztosítása érdekében, hogy képzett és hozzáértő személyzettel rendelkezzünk, vagy egészségi, biztonsági és munkavédelmi célokból, annak biztosítása érdekében, hogy csak a felhatalmazással rendelkező személyzet férhessen hozzá bizonyos helyszínekhez vagy eszközökhöz, illetve peres eljárások és követelésekkel szembeni védelem miatt); vagy
• ha rendelkezünk az Ön kifejezett hozzájárulásával.

Tájékoztatjuk, hogy a Shell alapvetően nem törekszik vagy támaszkodik arra, hogy a személyes adatok kezeléséhez megszerezze a Shell személyzetének hozzájárulását. Azonban fennállhatnak bizonyos korlátozott körülmények, amikor szükséges a hozzájárulás beszerzése, például ha azt az alkalmazandó jogszabályok előírják.

A Shell személyzetétől megkövetelt személyes adatok a jogszabályi és/vagy szerződéses követelmények teljesítéséhez, a lehetőségek biztosításához, a programokban történő részvételhez vagy egy juttatás biztosításához minimálisan szükséges adatok. Ha nem adja meg nekünk a kért információkat, akkor előfordulhat, hogy Ön nehezebben tudja megtartani a munkaviszonyát, a gyakornoki helyét, az alvállalkozói státuszát, a programban való részvételét vagy juttatási jogosultságát.

Ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, és az alkalmazandó helyi jogszabályok másként nem rendelkeznek, Ön bármikor jogosult visszavonni a hozzájárulását. Ez nem érinti a hozzájárulás visszavonását megelőzően végzett adatkezelés jogszerűségét. A hozzájárulás visszavonása azonban hatással lehet az Ön munkaviszony-megtartási képességére, illetve egyéb kapcsolatára, egy programban való részvételére vagy juttatási jogosultságára.

A jelen Adatvédelmi Tájékoztató hatálya alá tartozó személyes adatait a következő célok érdekében kezeljük:

• Humánerőforrás, személyzeti menedzsment, üzleti folyamatok végrehajtása, belső menedzsment, vezetői jelentések készítése, szervezeti elemzés és fejlesztés - ideértve a költségvetési, pénzügyi és szervezeti tervezést, adminisztrációt, kompenzációt, teljesítmény kezelést;
• Egészség, biztonság és védelem - ideértve a Shell személyzetének életét vagy egészségét, a munkahelyi biztonságot és egészségvédelmet, a Shell eszközök védelmét, a Shell személyzet státuszának és hozzáférési jogainak hitelesítését; vagy
• Jogi és/vagy hatósági megfelelés - ideértve a jogi vagy hatósági előírásoknak való megfelelést.

A személyes adatait másodlagos cél érdekében is kezelhetjük, ha az szorosan kapcsolódik, például:

• személyes adatai tárolása, törlése vagy anonimizálása;
• csalás megelőzése, auditok, vizsgálatok, vitarendezés vagy biztosítási célok, peres eljárások és követelésekkel szembeni védelem; vagy
• statisztikai, történeti vagy tudományos kutatás.

A Shell IT-eszközein és/vagy a Shell IT-hálózatának használata során jogos üzleti érdekből minden tevékenységet megfigyelés alá vonhatunk.

Minden Shell alkalmazott kap egy belépőkártyát, amely lehetővé teszi, hogy a Shell rögzítse a magánszemélyek Shell létesítményeken belüli mozgását és a Shell eszközökhöz való hozzáférését, a kártyahasználatok napját és időpontját. A hozzáférési és biztonsági rendszerekből származó adatokat a következőkre használjuk:

• egészség- és munkavédelmi, valamint biztonsági célokra, csalás megelőzésére és különösen a Shell eszközeinek, a Shell személyzetének és a Shell területét felkereső látogatóknak a védelme érdekében;
• a jogszabályi és szabályozási előírások teljesítése céljából, kifejezetten abban az esetben, amikor helyi jogszabályi követelmény vonatkozik arra, hogy adatokat kell szolgáltatni a kormányzati/szabályozó hatóságoknak;
• a Shell helyiségeibe belépő és ott munkát végző magánszemélyek számának ellenőrzése céljából (összevont alapon), humánerőforrás és ingatlantervezés számára; és
• kizárólag alvállalkozók (nem Shell alkalmazottak) esetén a Shell helyiségekbe való belépés és az onnan való távozás dátuma és időpontja, pénzügyi menedzsment és irányítás céljából.

A legtöbb létesítményünk és berendezésünk térfigyelő kamerákkal (CCTV) van felszerelve. A használt térfigyelő kamerák azonosításáról gondoskodunk. A térfigyelő kamerák egészségügyi, munkavédelmi és biztonsági célokat szolgálnak, konkrétan a Shell eszközeinek, személyzetének és a Shell létesítmények látogatóinak védelmét. A felvételeket rendszeresen töröljük a rögzítést követő legfeljebb 30 napot követően, kivéve ha egészségügyi, munkavédelmi vagy biztonsági incidens, feltételezett vagy tényleges bűncselekmény történik, amely esetben a felvételeket vizsgálatokat folytató belső Shell osztályok megtekinthetik, valamint külsősök is, ha azt jogszabály írja elő, illetve bűnüldöző szerv vagy más állami hatóság engedélyezi.

A jogszabályokban és hatóságilag előírt kötelezettségek teljesítése, a Shell eszközeinek és alkalmazottainak/alvállalkozóinak védelme, és különösen a kereskedelmi korlátozások, a pénzmosás elleni és/vagy vesztegetési jogszabályok és egyéb hatósági követelmények teljesítése érdekében rendszeres időközönként átvilágítjuk alkalmazottainkat és alvállalkozóinkat. Az átvilágítást nyilvánosan elérhető vagy állam által kiadott szankciós listák felhasználásával végezzük el az Ön Shell által kezelt személyes adatai alapján (pl. Összeférhetetlenségi nyilvántartás – további információk itt).

Az átvilágítás során gyűjtött adatok alapján nem történik profilalkotás vagy automatikus döntéshozatal a további alkalmazásra, gyakornoki vagy alvállalkozói foglalkoztatásra vonatkozóan.

A Shell Hungary zRt. (1113 Budapest, Bocskai út 134-146., cégjegyzékszáma: 01-10-042420) felelős az Ön (és a hozzátartozók) személyes adatainak kezeléséért, a Shell vállalatcsoportba tartozó társvállalataival együtt.

A magánszemély alvállalkozók esetében a Shell vállalatcsoport azon vállalata felelős az Ön személyes adatainak kezeléséért, amely az Ön szolgáltatásaira szerződött, kizárólagosan vagy a Shell vállalatcsoportba tartozó társvállalataival együtt, valamint az Ön külső szerződtető/munkáltató vállalata/ügynöksége.

A személyes adatait kizárólag a fent említett célok érdekében kezeljük, és csak azokkal osztjuk meg, akiknek az a munkavégzésükhöz szigorúan szükséges:

• Egyéb vállalatok a Shell vállalatcsoporton belül, ideértve azokat is, amelyek az Ön tartózkodási helyén kívül találhatók;
• A Shell felhatalmazással rendelkező harmadik fél megbízottjai, szolgáltatói, külső auditorai és/vagy vállalkozói;
• Illetékes közhatalmi szervek, kormányzati, szabályozási vagy pénzügyi hatóságok, ha az érintett Shell vállalatnak/vállalatoknak jogszabályban vagy hatóságilag előírt kötelezettségnek kell megfelelni, vagy az alkalmazandó jogszabályokban foglaltaknak megfelelően; vagy
• Bármely személy, akinek a Shell átadni tervezi bármely jogát és/vagy kötelezettségét.

Ha a személyes adatait a Shell vállalatcsoporton belüli más vállalatokhoz és/vagy felhatalmazott harmadik felekhez továbbítjuk az Ön tartózkodási helye szerinti országon kívülre, akkor szervezési, szerződéses és jogi intézkedéseket hajtunk végre annak érdekében, hogy a személyes adatait kizárólag a fenti célokból kezeljék és személyes adatai védelméhez megfelelő szintű védelmet alkalmazzanak. Ilyen intézkedések közé tartoznak a Kötelező Szervezeti Szabályozások a Shell vállalatcsoporton belüli adattovábbításra, illetve az Európai Unión belüli Shell vállalatok esetén az Európai Bizottság által jóváhagyott, harmadik félnek történő adattovábbítási mechanizmusok, valamint bármely további helyi jogi követelményeknek megfelelő intézkedések. A Shell Kötelező Szervezeti Szabályozásai elérhetők a www.shell.hu/privacy.html oldalon keresztül, vagy kérheti azok másolatát a privacy-office-SI@shell.com címen is.

Bevezetett technológiákkal és szabályzatokkal rendelkezünk abból a célból, hogy megóvjuk az Ön adatait a jogosulatlan hozzáféréssel és az illetéktelen felhasználással szemben, adott esetben pedig az új technológiák elérhetővé válásával gondoskodunk intézkedéseink naprakésszé tételéről.

Valamennyi információ kezelése – köztük a személyes adatoké is – a Shell vállalatcsoport Adat- és nyilvántartás-kezelési szabályzatával összhangban történik, és az adatok biztonságos módon törlésre kerülnek, amikor már törvényes üzleti vagy jogi/hatósági célból nincs rájuk szükség.

A helyi jogi követelmények által szabályozott kivételektől eltekintve:

• a személyzeti aktákban tárolt információkat legfeljebb 10 évig tároljuk azt követően, hogy a munkaviszonya megszűnt;
• a nyugdíj-juttatásokkal kapcsolatos információkat a munkaviszony kezdetétől számított legfeljebb 99 évig őrizzük meg;
• a nyilvánosan hozzáférhető vagy állam által kiadott szankciólistákból, illetve a média forrásokból átvilágítás részeként gyűjtött bármely személyes adatot legfeljebb az első gyűjtést követő 15 évig tároljuk;
• a Shell létesítményeibe belépő minden magánszemély neve, a dátumok, az időpontok és a belépési pontok az egyes hozzáféréseket követő legfeljebb 3 évig kerül megőrzésre;
• ha a magánszemélyt elbocsátották vagy a szerződését megszüntették súlyos kötelezettségszegés miatt, ideértve a Shell életmentési szabályainak vagy a Shell magatartási kódexének megsértését, ezt az információt a megszűnést követő legfeljebb 30 évig tároljuk.

Az adatokat a körülményektől függetlenül (a) hosszabb ideig is tárolhatjuk, ha jogszabályi vagy hatósági előírás ezt kívánja meg (ebben az esetben az adatok azonnal törlésre kerülnek, ha a jogszabályi vagy hatósági célból nincs már rájuk szükség); vagy (b) rövidebb ideig is tárolhatjuk, ha Ön tiltakozik a személyes adatai kezelése ellen, és nincs már jogszerű üzleti alapja az adatok megőrzésének.

Célunk az, hogy a rendelkezésünkre álló, Önnel kapcsolatos információk a lehető legpontosabbak legyenek. Ön kérheti:

• a személyes adataihoz való hozzáférést;
• a személyes adatai helyesbítését vagy törlését (de csak akkor, ha azok már nem szükségesek a jogszerű üzleti célhoz);
• a személyes adatai kezelésének korlátozását; és/vagy
• a Shell számára megadott személyes adatai tagolt, digitális formában való továbbítását egy másik félnek, ha ez technikailag megvalósítható.

A HR Online rendszerhez hozzáféréssel rendelkező személyek esetén a személyes adatokhoz itt férhet hozzá: https://hronline.shell.com/.

Alternatív megoldásként kérjük, vegye fel a kapcsolatot a helyi HR tanácsadójával. Ha Ön alvállalkozó, akkor lépjen kapcsolatba a külső szerződtető/munkáltató vállalatával/ügynökségével. A korábbi alkalmazottak vagy hozzátartozók esetén, kérjük, írjon a privacy-office-SI@shell.com címre.

Ha probléma, kérdés vagy panasz merül fel a személyes adatai kezelésével kapcsolatban, kérjük, keresse HR tanácsadóját, vagy írjon a Privacy-Office-SI@shell.com címre.

Emellett megkeresheti a Shell vállalatcsoport adatvédelmi tisztviselőjét is a következő címen: Shell International B.V. Hága, Hollandia – cégjegyzékszám: 27155369, levelezési cím: PO Box 162, 2501 AN, Hága.

Ha elégedetlen azzal, ahogy a Shell a személyes adatait kezeli, akkor jogában áll panaszt tenni a helyi adatvédelmi hatóságnál: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, a következő címen: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., vagy a Holland Adatvédelmi Hatóságnál, a következő címen: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, Hága, Hollandia. További információk a https://www.naih.hu/ illetve az autoriteitpersoonsgegevens.nl/en oldalon találhatók.

Ön igényével, választása szerint a Shell székhelye vagy az Ön lakóhelye szerinti bírósághoz is fordulhat.

A jelen Adatvédelmi Tájékoztatót időről-időre módosíthatjuk. Javasoljuk, hogy rendszeresen tekintse át a jelen Adatvédelmi Tájékoztatót a lehetséges módosítások miatt.

A jelen Adatvédelmi Tájékoztató 2021. február 15. napjától hatályos.